Come migliorare la produttività a lavoro

Tutti gli esperti di business sostengono di avere “trucchi di produttività” che possono aiutarvi a fare di più in meno tempo. Naturalmente, è possibile implementare alcuni strumenti di buon senso per essere più produttivi, come fare brevi pause, creare elenchi di cose da fare efficaci o resistere ai social media.

Abbiamo individuato alcune delle principali strategie che potete attuare per diventare più produttivi, ma è importante non considerare questi consigli come degli hack. Non esiste un trucco per diventare più produttivi; esistono solo nuove abitudini che possiamo implementare per cercare di essere lavoratori migliori e più efficienti. Impostando alcune di queste abitudini, si compiono i passi giusti per diventare più produttivi.

Se volete diventare più produttivi, prendete in considerazione l’implementazione di alcune di queste strategie di produttività.

1. Ottimizzate il vostro spazio

Prima di fare qualsiasi altra cosa, prendetevi qualche momento all’inizio di ogni giornata per organizzare e riordinare il vostro spazio di lavoro. Un ambiente libero dal disordine aiuta a pensare in modo più chiaro e a produrre risultati migliori, afferma Kristoph Matthews, responsabile dell’ingegneria di NewtonX e fondatore dell’azienda di archiviazione on-demand Boxbee. Pulendo e organizzando il vostro spazio, potete aumentare notevolmente la vostra produttività e limitare il tempo che passate a cercare gli oggetti.

2. Aggiungete colori o piante vive.

Il colore può avere un effetto importante sull’umore e sulla produttività nel corso della giornata, spiega Jenny Gauld, designer d’interni del rivenditore di mobili e accessori per ufficio Turnstone. Il blu può dare una sensazione di calma e aiutare a concentrarsi, mentre il rosso è ideale per i lavori che richiedono precisione e attenzione ai dettagli. Anche le piante possono aiutare a concentrarsi: uno studio dell’American Society for Horticultural Science ha rilevato che i lavoratori esposti alle piante nel loro spazio di lavoro si sentivano meno stressati e più produttivi.

3. Decorate il vostro spazio di lavoro.

Oltre ad aggiungere colore e piante al vostro spazio di lavoro, decorare la scrivania o il cubicolo con qualche soprammobile personale può aiutarvi a sentirvi più rilassati, aumentando così la vostra produttività. Gauld suggerisce di aggiungere cimeli significativi della vostra carriera, come diplomi, premi e altri oggetti decorativi che vi facciano sentire apprezzati e vi motivino.

4. Togliete di mezzo il compito più temuto.

Tutti hanno almeno un compito sulla lista delle cose da fare che viene sempre rimandato perché il pensiero di farlo sembra terribile. Secondo Matthews, questo compito è in realtà quello che dovreste completare per primo. Invece di aspettare l’ultimo minuto per finirlo, toglietelo dal piatto il prima possibile. Gli altri compiti sembreranno meno scoraggianti al confronto e smetterete di stressarvi per quell’unico compito tutto il giorno, rendendovi più produttivi in generale.

Stabilite le priorità e delegate gli altri compiti.

Dovete concentrarvi prima sulle attività più importanti, quindi pensate a tutte le attività che svolgete e a quanto ciascuna di esse sia fondamentale o banale. Se potete, mettete da parte le cose a bassa priorità e pensate a un piano per delegarle o esternalizzarle, in modo da poter dedicare più tempo alle cose che aggiungono più valore alla vostra posizione e all’azienda, consiglia Kathleen Kobel, business coach della produttività e fondatrice di Smart Business Mom.

6. Disattivate le notifiche delle e-mail.

Invece di leggere tutte le e-mail che arrivano nella casella di posta, provate a disattivare le notifiche e a controllare i messaggi solo a intervalli prestabiliti. Perché? I continui avvisi di posta elettronica che compaiono sul telefono o sul desktop possono interrompere la vostra concentrazione. Secondo Alex Moore, CEO di Boomerang, una soluzione per la produttività della posta elettronica, una persona impiega 64 secondi per riprendersi dopo essere stata interrotta da una notifica e-mail.

7. Identificate il vostro orario di lavoro più produttivo.

Le persone variano in base al momento in cui sono più produttive. Ad esempio, siete mattinieri o nottambuli? È importante individuare le ore del giorno in cui vi sentite più attenti e vigili, per poi dedicarle ai compiti più importanti. Questo è particolarmente utile se lavorate a distanza e potete stabilire i vostri orari.

Se non riuscite a creare un programma in base al vostro orario di lavoro più produttivo, prendete in considerazione la possibilità di organizzare le priorità nel vostro programma attuale in base alle ore della giornata lavorativa in cui vi sentite più svegli. Spesso i picchi di produttività si raggiungono in intervalli di 90-120 minuti.

8. Fate brevi pause.

Che si tratti di una passeggiata, di un caffè, della lettura di una rivista o di una visita a un collega, le brevi pause non legate al lavoro possono fare una grande differenza nelle prestazioni. La produttività diminuisce quanto più a lungo si sta senza pause. Kobel ha spiegato che per questo motivo si raccomanda di non lavorare più di otto-dieci ore al giorno. A un certo punto, ha detto, il corpo e la mente non riescono più a produrre.

9. Muoversi

L’esercizio fisico non fa solo bene al corpo, ma può anche avere un impatto positivo sulle prestazioni lavorative. È stato dimostrato che l’esercizio fisico influisce sulla salute mentale e sulla concentrazione, ha dichiarato Sam McIntire, fondatore di Deskbright, una piattaforma di apprendimento online dedicata ad aiutare imprenditori e dipendenti. Un ottimo modo per sentirsi più lucidi e produttivi? Provare a correre al mattino o iniziare la giornata con un allenamento, suggerisce McIntire. Non fa male nemmeno fare un po’ di esercizio nelle pause.

10. Ascoltate la musica

Indossare le cuffie non significa sempre essere asociali. Quando lavorate, ascoltare i vostri brani preferiti può aiutarvi a completare la vostra lista di cose da fare, dice Gauld. Attenzione, però: Se da un lato la musica può aiutare le persone a entrare in uno stato di flusso, dall’altro può anche servire come distrazione.

11. Cambiare sede

Fortunatamente, le modalità di lavoro ibride e a distanza sono diventate un vantaggio comune per molti dipendenti. Se il vostro datore di lavoro lo consente, prendetevi del tempo durante la settimana per lavorare in un ambiente diverso. Meghan Khaitan, fondatrice del dispositivo per cinture di sicurezza MyBuckleMate, afferma che un cambiamento di scenario può essere di grande aiuto per aumentare la produttività. Andate in biblioteca o in un parco locale (se il tempo lo permette), oppure trovate un luogo tranquillo e pieno di luce naturale. Secondo Khaitan, questo può aiutare a stimolare nuove idee o a gettare nuova luce su un vecchio problema.

12. Scrivete i vostri obiettivi quotidiani.

Non è sempre facile tenere traccia di tutto ciò che si deve fare, quindi iniziate ogni mattina scrivendo i vostri obiettivi per la giornata. Quando la concentrazione viene meno o ci si ritrova a procrastinare, si può usare l’elenco per rimanere in carreggiata, ha detto McIntire. Suggerisce di scrivere l’elenco su un post-it o su qualcosa di visibile dalla scrivania, per poi tornarci quando si ha bisogno di un promemoria di ciò che si deve fare.

13. Smettete di cercare di essere multitasking.

Fare più di una cosa alla volta può sembrare il modo migliore per portare a termine tutti i compiti, ma può danneggiare la vostra produttività più che aiutarvi. Il multitasking semplicemente non funziona e, quando lo si fa, si finisce per perdere tempo, dice Kobel.

14. Seguite la regola dei due minuti.

David Allen ha coniato la regola dei due minuti nel suo bestseller Getting Things Done. Se vedete un compito o un’azione che sapete di poter completare in due minuti o meno, fatelo immediatamente. Il principio è che completare l’attività subito richiede meno tempo che portarla a termine in un secondo momento.

Se invece richiede più tempo, programmatelo e inseritelo nel vostro sistema di produttività, in modo da poterlo affrontare quando siete pronti.

15. Fate una semplice lista di cose da fare.

Fare una lista di cose da fare è essenziale per rimanere produttivi. I diversi metodi funzionano per le diverse persone: Alcuni usano le app per smartphone, altri preferiscono tenere un diario scritto a mano. Indipendentemente dal modo in cui si crea e si tiene traccia della lista delle cose da fare, assicuratevi che sia concisa, realistica e flessibile. Elencate solo i compiti che possono essere svolti quel giorno e non fatevi sopraffare da un elenco troppo lungo, che può aumentare i sentimenti di ansia e stanchezza.

Contenuto liberamente ispirato a https://www.businessnewsdaily.com/5658-easy-productivity-tips.html